Administre su fideicomiso en Florida con una ruta clara

Cómo administrar un fideicomiso en Florida: deberes y pasos

Si acaba de ser designado fiduciario de un fideicomiso familiar, probablemente quiera saber qué hacer primero. Saber cómo administrar un fideicomiso en Florida significa gestionar los bienes fideicomitidos según los términos escritos del fideicomiso y el Código de Fideicomisos de Florida. También implica mantener informados a los beneficiarios y llevar registros claros. Esta guía cubre los roles, los primeros pasos tras un fallecimiento, los deberes esenciales del fiduciario y los derechos que tienen los beneficiarios.

En qué consiste la administración de un fideicomiso en Florida

La administración de un fideicomiso es el trabajo de gestionar y distribuir los bienes fideicomitidos según los términos del fideicomiso. Normalmente comienza cuando la persona que creó el fideicomiso fallece o ya no puede gestionar sus asuntos. En un fideicomiso en vida, el fiduciario también puede administrar los bienes mientras el fideicomitente sigue con vida.

La tarea incluye reunir los activos, pagar las deudas válidas, llevar registros, informar a los beneficiarios y distribuir los bienes según lo disponga el fideicomiso. La mayor parte del trabajo se rige por el documento del fideicomiso, por lo que leerlo con atención es la primera tarea.

Los abogados de Trust Counsel pueden actuar individualmente como fiduciario o representante personal. El despacho asesora y representa a fiduciarios, representantes personales y beneficiarios. Leslie V. Marenco, abogada del despacho, es la abogada responsable de esta página.

La única oficina del despacho está en Coral Gables, Florida. Atendemos a clientes en Boca Raton, West Palm Beach, Doral, Kendall, Pinecrest, Key Biscayne y Aventura. Las secciones siguientes abordan los roles, la planificación, la transferencia de bienes al fideicomiso, los primeros pasos, los deberes del fiduciario y los derechos de los beneficiarios.

Quién hace qué: fideicomitente, fiduciario, fiduciario sucesor y beneficiarios

Cada rol tiene su propia función, y el documento del fideicomiso establece la mayoría de los detalles. El fideicomitente es la persona que creó el fideicomiso y fijó sus términos.

El fiduciario administra los bienes fideicomitidos y sigue los términos del fideicomiso. Según el § 736.0801, una vez que el fiduciario acepta el cargo, debe administrar el fideicomiso de buena fe. El fiduciario debe respetar los términos y las finalidades del fideicomiso y los intereses de los beneficiarios.

Un fiduciario sucesor asume el cargo cuando el primer fiduciario ya no puede desempeñarlo. Según el § 736.0704(1), se produce una vacante cuando un fiduciario designado renuncia, no puede ser identificado o no existe, o cuando un fiduciario renuncia, queda descalificado o es removido, fallece o es declarado incapacitado judicialmente. Según el § 736.0704(3), una vacante que debe cubrirse pasa primero a la persona que el fideicomiso designa como fiduciario sucesor.

Los beneficiarios son las personas con derecho a recibir beneficios del fideicomiso. Los beneficiarios calificados también tienen derecho a notificaciones e información, que esta guía explica más adelante.

Los abogados asesoran a fiduciarios y beneficiarios sobre deberes, trámites y conflictos. Una misma persona puede ocupar más de un rol. El documento del fideicomiso determina quién ocupa cada rol, así que revíselo antes de dar por hecho quién está a cargo.

Evitar demoras y costos de los tribunales de sucesiones con un fideicomiso financiado

Un fideicomiso financiado puede mantener muchos activos fuera de un proceso de sucesión. Los bienes titulados a nombre del fideicomiso generalmente se manejan según los términos del fideicomiso, en lugar de a través de una sucesión.

La sucesión es el proceso judicial para liquidar los asuntos de una persona cuando los bienes siguen a su propio nombre. Un fideicomiso funciona de otra manera. Mantiene los bienes según sus propios términos, y el fiduciario los administra sin los mismos trámites judiciales para cada activo.

Este enfoque tiene una contrapartida. Normalmente ningún tribunal supervisa cada paso, así que el fiduciario asume el deber de llevar registros cuidadosos y seguir los términos del fideicomiso. Esos deberes provienen del Código de Fideicomisos de Florida y se explican más abajo.

Si usted es el fiduciario, eso significa que gran parte del trabajo diario le corresponde a usted. Los términos del fideicomiso son su guía.

Los bienes que quedan fuera del fideicomiso pueden requerir de todas formas un proceso de sucesión. Por eso, la transferencia de bienes al fideicomiso, que se trata en una sección posterior, determina cuánto cubre realmente el fideicomiso.

Fideicomisos en vida, fideicomisos revocables y tipos de fideicomisos en Florida

Un fideicomiso en vida es un fideicomiso creado mientras el fideicomitente está con vida. Un fideicomiso revocable es aquel que el fideicomitente puede modificar o dar por terminado. Muchos fideicomisos en vida son revocables, por lo que las personas suelen usar ambos términos juntos.

Según el § 736.0602(1), salvo que los términos del fideicomiso indiquen expresamente que es irrevocable, el fideicomitente puede revocarlo o modificarlo. Esto no se aplica a un fideicomiso creado mediante un instrumento otorgado antes de la fecha de entrada en vigor de este código. Esa facultad otorga al fideicomiso revocable su flexibilidad durante la vida del fideicomitente.

Un fideicomiso irrevocable funciona de otra manera. Sus términos establecen que no puede modificarse de la misma forma, por lo que el fideicomitente no puede cambiarlo simplemente por su cuenta.

Un fideicomiso testamentario se crea mediante un testamento y entra en vigor después de que la persona fallece. También existen otros tipos de fideicomisos. El tipo de fideicomiso determina qué normas se aplican, así que lea el documento antes de actuar.

Planificación para la incapacidad y los fiduciarios sucesores

Un fideicomiso puede designar a un fiduciario sucesor que asuma el cargo si el primer fiduciario no puede desempeñarlo. Designar al respaldo adecuado es una de las decisiones de planificación más importantes del documento.

Según el § 736.0704(1), el cargo de fiduciario queda vacante cuando un fiduciario fallece, renuncia, queda descalificado o es removido, o es declarado judicialmente incapacitado, o cuando un fiduciario designado rechaza el cargo o no puede ser identificado o no existe. Una buena planificación responde quién asume el cargo en cada uno de esos supuestos.

Algunas personas también otorgan un poder notarial duradero. Permite que un apoderado elegido gestione ciertos asuntos financieros. Funciona junto con el fideicomiso y no reemplaza los términos propios del fideicomiso.

Si no existe ninguna planificación, la situación puede complicarse. Un tutor de los bienes del fideicomitente puede ejercer las facultades del fideicomitente para revocar, modificar o distribuir bienes fideicomitidos solo en la forma prevista en la s. 744.441, según el § 736.0602.

Revise de vez en cuando los nombres de los sucesores frente al documento del fideicomiso. Los nombres que ya no son adecuados pueden generar confusión cuando el fideicomiso necesita que alguien actúe.

Transferir bienes al fideicomiso: titularidad de activos y designaciones de beneficiarios

Transferir bienes al fideicomiso significa trasladar la titularidad de los activos al fideicomiso o designar al fideicomiso como beneficiario de ellos. Sin esa transferencia, el documento del fideicomiso por sí solo a menudo deja los bienes fuera del fideicomiso.

Los activos habituales incluyen bienes inmuebles, cuentas bancarias y de inversión, participaciones en negocios, y pólizas de seguro de vida o cuentas de jubilación con designaciones de beneficiarios. Cada uno requiere su propia revisión. Una escritura o un título de cuenta que nombre al fiduciario es lo que transfiere el activo.

Los documentos de titularidad merecen una revisión cuidadosa antes de firmarse o registrarse. Un pequeño error en una escritura o en el título de una cuenta puede dejar un bien fuera del fideicomiso. Un abogado puede revisar estos documentos con usted antes de que se utilicen.

Los bienes que quedan fuera del fideicomiso pueden requerir un tratamiento aparte, lo que puede incluir una sucesión. Haga una lista de cada activo cuando revise el fideicomiso por primera vez.

Los primeros pasos después del fallecimiento del fideicomitente

Los primeros pasos son localizar el documento del fideicomiso, asegurar los bienes fideicomitidos y confirmar quién actúa como fiduciario.

Comience por localizar el fideicomiso, cada una de sus enmiendas y los documentos relacionados de planificación patrimonial. Luego haga una lista de los activos, incluidos los estados de cuenta, las escrituras y las pólizas de seguro. Guarde esos registros en un solo lugar.

Florida establece plazos de notificación. Según el § 736.0813(1)(a), dentro de los 60 días siguientes a la aceptación del cargo, el fiduciario debe notificar a los beneficiarios calificados la aceptación. La notificación debe indicar el nombre completo y la dirección del fiduciario. También debe señalar que se aplica el privilegio abogado-cliente fiduciario de la s. 90.5021.

En el caso de un fideicomiso irrevocable, el § 736.0813(1)(b) establece una notificación similar de 60 días. El plazo corre desde el día en que el fiduciario tiene conocimiento de que el fideicomiso fue creado o se volvió irrevocable. Esa notificación también abarca la existencia del fideicomiso, la identidad del fideicomitente, el derecho a solicitar el documento del fideicomiso y el derecho a las rendiciones de cuentas.

A continuación, identifique las deudas, los gastos y las reclamaciones de acreedores que el fideicomiso pueda tener que atender. Registre los ingresos y los gastos desde el principio, porque la administración del fideicomiso puede plantear cuestiones de presentación de impuestos.

Deberes del fiduciario según el Código de Fideicomisos de Florida

El Código de Fideicomisos de Florida (Capítulo 736) establece los deberes esenciales que debe cumplir el fiduciario. Estos deberes constituyen la base de cómo administrar un fideicomiso en Florida, y el fiduciario puede ser responsable de cumplirlos.

La lealtad es lo primero. Según el § 736.0802(1), en la relación entre el fiduciario y los beneficiarios, el fiduciario debe administrar el fideicomiso exclusivamente en interés de los beneficiarios.

La prudencia también es importante. Según el § 736.0804, el fiduciario debe administrar el fideicomiso como lo haría una persona prudente. El fiduciario considera las finalidades, los términos y los requisitos de distribución del fideicomiso, y debe emplear un cuidado, una capacidad y una precaución razonables.

Los registros y la separación de bienes son obligatorios. Según el § 736.0810, el fiduciario debe llevar registros claros, diferenciados y exactos. Además, debe mantener los bienes del fideicomiso separados de sus propios bienes.

La remuneración sigue los términos del fideicomiso o la ley. Según el § 736.0708(1), si el fideicomiso no fija la remuneración del fiduciario, este tiene derecho a una compensación razonable según las circunstancias.

Cuando un fiduciario incumple un deber, el tribunal dispone de herramientas. El Fla. Stat. § 736.1001(2) enumera los remedios que un tribunal puede ordenar por un incumplimiento del fideicomiso que haya ocurrido o pueda ocurrir. Entre ellos están obligar al fiduciario a cumplir sus deberes, impedirle que cometa un incumplimiento, ordenarle que rinda cuentas, suspenderlo, removerlo según lo previsto en la s. 736.0706, y reducir o denegar su remuneración.

Derechos de los beneficiarios y cuándo surgen conflictos en los fideicomisos

Los beneficiarios calificados tienen derecho a la información sobre el fideicomiso. También pueden solicitar una copia del documento del fideicomiso y rendiciones de cuentas periódicas. El fiduciario debe mantenerlos razonablemente informados.

Según el § 736.0813(1)(c), previa solicitud razonable, el fiduciario debe entregar una copia completa del instrumento del fideicomiso. Según el § 736.0813(1)(e), previa solicitud razonable, el fiduciario también debe proporcionar a un beneficiario calificado información relevante sobre los activos, pasivos y la administración del fideicomiso.

En el caso de un fideicomiso irrevocable, el § 736.0813(1)(d) exige una rendición de cuentas del fideicomiso al menos una vez al año y al terminar el fideicomiso o cambiar el fiduciario. Algunas empresas fiduciarias familiares autorizadas solo pueden rendir cuentas a los beneficiarios calificados al terminar el fideicomiso, al ser removido o renunciar el fiduciario, o a petición de un beneficiario calificado, si lo permiten los términos del fideicomiso. Según las normas de rendición de cuentas de fideicomisos, una rendición de cuentas debe ser un informe razonablemente comprensible.

Los plazos importan. Según el § 736.1008(2), salvo que antes queden impedidas por resolución judicial, consentimiento o prescripción, un beneficiario no puede iniciar una acción contra el fiduciario por incumplimiento del fideicomiso respecto de un asunto divulgado de forma adecuada en un documento de divulgación del fideicomiso, a menos que se inicie un procedimiento para hacer valer la reclamación dentro de los 6 meses siguientes a la recepción de ese documento o de una notificación de limitación que le sea aplicable, lo que ocurra más tarde.

Los puntos de fricción habituales incluyen el momento de las distribuciones, los términos poco claros del fideicomiso, los gastos disputados y las decisiones del fiduciario. Según la guía de ACTEC sobre liquidación de patrimonios, las disputas entre beneficiarios, familiares o acreedores pueden derivar en la intervención de los tribunales.

El litigio de fideicomisos abarca las disputas sobre los términos del fideicomiso y la conducta del fiduciario. El litigio de sucesiones abarca las disputas que surgen dentro del proceso de sucesión ante el tribunal. El despacho atiende estos asuntos para beneficiarios y fiduciarios. El resultado de cualquier disputa depende de los hechos.

Costos y cuestiones fiscales que conviene prever

Los costos de administrar un fideicomiso suelen provenir del trabajo de los abogados, de los trámites judiciales cuando son obligatorios, y de la contabilidad y la preparación de impuestos. El tamaño y la complejidad del fideicomiso afectan a cada una de estas categorías.

Según la ley de Florida, cada parte generalmente paga los honorarios de su propio abogado, salvo que un contrato o una ley disponga lo contrario, como explicó el Tribunal Supremo de Florida en Price v. Tyler.

Los fideicomisos pueden plantear cuestiones del impuesto sobre la renta. Las normas del impuesto sobre el patrimonio también pueden ser relevantes en sucesiones de mayor tamaño. Registre cada activo y cada gasto para que los registros estén listos cuando surjan esas cuestiones.

El despacho ofrece una llamada inicial gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar.

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Un fiduciario sucesor designado o un beneficiario debe comenzar por el documento del fideicomiso, las fechas de notificación y una lista de activos. Las preguntas siguientes cubren las inquietudes iniciales más habituales.

Si un fallecimiento o una incapacidad lo han dejado con un documento de fideicomiso en las manos y sin saber qué paso debe dar primero, puede consultarlo con el despacho. Llame al (305) 707-7126 o programe en línea para concertar una llamada inicial gratuita.