Documentos requeridos para un fiduciario profesional en Florida: qué debe considerar antes de aceptar el cargo

Documentos requeridos para un fiduciario profesional: guía de Florida

Antes de que un fiduciario profesional pueda asumir el control de un patrimonio o fideicomiso, necesita pruebas. Las familias suelen empezar con una caja de papeles y sin una idea clara de lo que cuenta. Esta guía explica, paso a paso y en lenguaje sencillo, los documentos de los que depende el trabajo de un fiduciario profesional en Florida. Trust Counsel, PL es un despacho de derecho de fideicomisos y sucesiones de Florida con su única oficina en Coral Gables. El despacho se concentra en sucesiones, administración de fideicomisos y asuntos fiduciarios para beneficiarios, herederos y fiduciarios.

¿Qué documentos y registros, como el testamento, el instrumento de fideicomiso, el acta de defunción y los inventarios de activos, deben entregarse a un fiduciario profesional antes de que pueda actuar?

El conjunto básico está formado por el testamento o el instrumento de fideicomiso, el acta de defunción o la prueba de incapacidad, la prueba de la autoridad del fiduciario y un inventario escrito de activos y deudas. La lista exacta depende de los hechos de cada patrimonio o fideicomiso.

Florida espera un registro detallado de lo que contiene el patrimonio. El representante personal debe presentar un inventario verificado, con un detalle razonable y el valor justo de mercado estimado a la fecha del fallecimiento para cada bien, salvo que los bienes inmuebles que aparenten ser la vivienda familiar protegida se incluyan y se designen como vivienda familiar en lugar de valorarse, conforme a Fla. Prob. R. 5.340. Ese inventario es el punto de partida para pagar deudas y distribuir los bienes.

La lista crece cuando el asunto es más complicado. Un interés empresarial, bienes inmuebles en más de un estado o bienes situados en el extranjero añaden cada uno más registros que reunir. Cada uno también necesita un título, un registro de titularidad o una valoración antes de que alguien actúe sobre él.

¿Qué documentos patrimoniales básicos necesita un fiduciario profesional en primer lugar?

Empiece por el testamento o el instrumento de fideicomiso y por el acta de defunción. Estos dos documentos fijan las reglas del trabajo y señalan cuándo empieza.

En una sucesión, el fiduciario necesita el testamento original o certificado, incluidos los codicilos. Según el artículo 733.201 de los Estatutos de Florida, un testamento con autenticación propia otorgado conforme a este código puede admitirse a trámite sin prueba adicional. Sin embargo, un testamento electrónico supuestamente con autenticación propia solo puede admitirse a trámite por los medios previstos en los subapartados (2) y (3) si su ejecución o su reconocimiento implicó una notarización en línea con un incumplimiento sustancial de los procedimientos establecidos por la ley. Los demás testamentos siguen los pasos de prueba del mismo estatuto.

Para un fideicomiso, el fiduciario necesita el instrumento de fideicomiso con todas sus enmiendas y reformulaciones. Reúna también las versiones anteriores y cualquier revocación. Así, el fiduciario podrá saber qué documento es el que rige.

El acta de defunción es la más importante al inicio. Una copia autenticada es prueba prima facie del hecho, lugar, fecha y hora del fallecimiento, conforme a Fla. Prob. R. 5.171. “Prima facie” significa que cuenta como prueba salvo que alguien demuestre lo contrario. Si interviene una incapacidad, el fiduciario también puede revisar los poderes notariales y las directivas anticipadas. La guía de ACTEC sobre poderes notariales recomienda conservar un único conjunto controlado de documentos originales, ya que muchas copias pueden causar confusión.

¿Cómo ayudan los inventarios de activos y los registros financieros a que un fiduciario profesional comience su trabajo?

Le ofrecen al fiduciario un mapa antes de que se mueva cualquier dinero.

Reúna una lista de bienes inmuebles, cuentas bancarias y de corretaje, cuentas de jubilación, pólizas de seguro, vehículos e intereses empresariales. Incluya números de cuenta y datos de titularidad cuando sea posible. El fiduciario necesita relacionar cada bien con su registro.

También importan las designaciones de beneficiarios, los formularios de pago al fallecimiento y los formularios de transmisión al fallecimiento. Estos pueden transmitir ciertos bienes fuera del testamento o del fideicomiso, por lo que el fiduciario tiene que localizarlos.

Los extractos recientes, las declaraciones de impuestos, las hipotecas y las facturas muestran las deudas y las necesidades de efectivo mensuales. Las escrituras, los títulos y los acuerdos operativos de las empresas muestran quién es propietario de los bienes y quién ostenta el control.

Florida exige que el representante personal presente el inventario dentro de los 60 días siguientes a la emisión de las cartas de nombramiento, salvo que ya se haya presentado uno, aunque el tribunal puede prorrogar ese plazo por causa justificada. Si el fiduciario se entera de un bien que no figura en la lista, el inventario debe enmendarse. Los inventarios presentados ante el secretario del tribunal son confidenciales y están exentos de los registros públicos. El custodio debe revelarlos al representante personal, al abogado del representante personal y a una persona interesada, y por orden judicial tras demostrar causa justificada.

¿Qué prueba de autoridad necesita un fiduciario antes de actuar por un patrimonio o un fideicomiso?

En una sucesión, el fiduciario necesita cartas de nombramiento emitidas por el tribunal que confirmen la autoridad del representante personal. Para un fideicomiso, una certificación del fideicomiso puede demostrar la autoridad del fiduciario sin entregar el instrumento completo de fideicomiso.

Las cartas se obtienen mediante el proceso ante el tribunal de sucesiones, conforme al Código de Sucesiones de Florida (capítulo 733 de Fla. Stat.). Los bancos y otros terceros suelen pedir que se les muestren.

Un fiduciario puede entregar una certificación del fideicomiso en lugar de una copia completa a una persona que no sea beneficiario. Conforme a Fla. Stat. § 736.1017, debe declarar que el fideicomiso existe y cuándo se firmó. Conforme a Fla. Stat. § 736.1017, en lugar de proporcionar una copia del instrumento de fideicomiso a una persona distinta de un beneficiario, el fiduciario puede proporcionar una certificación del fideicomiso que indique que el fideicomiso existe y la fecha en que se otorgó, la identidad del fideicomitente, la identidad y la dirección del fiduciario que actúa en ese momento, las facultades del fiduciario, si el fideicomiso contiene facultades de instrucción y, en tal caso, la identidad de los directores actuales del fideicomiso, las facultades del fiduciario sujetas a instrucción y si los directores han instruido o autorizado la operación propuesta, la revocabilidad o irrevocabilidad del fideicomiso y la identidad de cualquier persona que tenga la facultad de revocarlo, la autoridad de los cofiduciarios y la forma de titularidad de los bienes del fideicomiso. Debe declarar que el fideicomiso no ha sido modificado de un modo que haga incorrectas esas declaraciones.

Una persona designada como fiduciario acepta el cargo siguiendo el método de aceptación del fideicomiso o actuando como fiduciario.

¿Quién puede actuar como fiduciario y qué papel desempeña un despacho de derecho de fideicomisos y sucesiones de Florida?

Una persona física puede actuar como representante personal o como fiduciario. Los abogados de Trust Counsel pueden actuar individualmente como fiduciario o representante personal. La firma en sí no desempeña ninguno de esos roles.

En Florida, la función en sucesiones es la del representante personal (a menudo llamado albacea). El fiduciario administra los bienes del fideicomiso según sus términos. El despacho asesora y representa a fiduciarios, representantes personales y beneficiarios.

Conforme a Fla. Stat. § 733.305(1), ciertas compañías fiduciarias de Florida y bancos estatales y nacionales con facultades fiduciarias tienen derecho a actuar como representantes personales. Los representantes personales que presenten copias autenticadas de testamentos probados o de cartas de administración debidamente obtenidas en cualquier estado o territorio de los Estados Unidos pueden iniciar acciones ante los tribunales de este estado, y los representantes personales designados en cualquier estado o país pueden ser demandados en este estado respecto de bienes situados en este estado. Fla. Stat. § 733.305(1) permite que ciertas compañías fiduciarias de Florida y bancos calificados actúen.

Para una visión más amplia, lea servicios de fiduciario profesional y de representante personal.

¿Cómo debe una familia preparar estos documentos al elegir a un fiduciario profesional?

Preparar los documentos que requiere el trabajo de un fiduciario profesional es un paso práctico. Reúna primero el documento rector y el acta de defunción. Luego, obtenga la lista de bienes y, por último, los registros que acreditan la autoridad.

Un fiduciario pedirá este conjunto básico sin importar quién sea elegido. Una organización temprana ayuda a cualquier fiduciario a empezar antes.

Guarde los originales en un lugar seguro. Haga copias para los expedientes de trabajo. Lleve un registro actualizado de lo que ha enviado y a quién.

Lleve estas preguntas a una primera reunión:

• ¿Qué documentos faltan, como un codicilo, una enmienda del fideicomiso o un testamento anterior?
• ¿Algún bien se transmite mediante designación de beneficiario o por titularidad conjunta?
• ¿Está involucrado algún interés empresarial o un bien situado fuera del estado?
• ¿Qué registros necesita el fiduciario para iniciar el inventario?

¿Qué responsabilidades siguen una vez que el fiduciario tiene estos registros?

Una vez que se tienen los registros, el fiduciario inventaría los bienes, paga las deudas y gastos válidos y administra los bienes. El trabajo se rige por el documento rector y por la ley de Florida.

Un representante personal debe observar las normas de diligencia que se aplican a los fiduciarios, conforme a Fla. Stat. § 733.602. El representante personal debe liquidar y distribuir el patrimonio conforme al testamento y al Código de Sucesiones de Florida, con la mayor prontitud y eficiencia que permita el patrimonio.

Los fiduciarios tienen sus propias obligaciones. Dentro de los 60 días siguientes a la aceptación, el fiduciario debe notificar a los beneficiarios cualificados la aceptación, el nombre completo y la dirección del fiduciario, y que el privilegio abogado-cliente aplicable al fiduciario y a cualquier abogado empleado por el fiduciario se aplica; sin embargo, mientras el fideicomiso sea revocable, las obligaciones del fiduciario en virtud de esta sección se extienden únicamente al fideicomitente.

Contar con registros completos desde el principio facilita la preparación de estas notificaciones y de las rendiciones de cuentas posteriores. Un abogado que asesore al fiduciario puede ayudar a interpretar los documentos y explicar cada paso.

Hable con un abogado de fideicomisos y sucesiones de Coral Gables sobre sus documentos

Si está revisando los papeles de un progenitor tras un fallecimiento, o reuniendo un documento de fideicomiso durante una decisión familiar, es posible que todavía no sepa qué necesitará el fiduciario. Es una situación difícil, y no tiene que resolverla solo.

Leslie V. Marenco es el profesional jurídico responsable de esta página. La primera consulta es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar. Llame al (305) 707-7126 o programe una cita en línea para revisar qué registros necesita su situación.