Errores comunes en un poder legal en Florida y cómo evitarlos

¿Cuáles son los errores comunes con el poder notarial (POA) que conviene evitar? | Florida

Esta es la respuesta breve a “¿cuáles son los errores comunes con el poder notarial (POA) que conviene evitar?”. Los errores más frecuentes se relacionan con la firma, la elección del agente, los poderes poco claros, la aceptación por parte del banco y la confusión entre un poder notarial, un testamento o un fideicomiso. Cada uno de ellos puede dejar a un agente sin autoridad justo cuando más la necesita.

Imagine a una hija cuyo padre acaba de regresar del hospital. Sus facturas vencen y su banco necesita instrucciones. Ella tiene un poder notarial en una carpeta, pero nunca lo leyó con atención. No está segura de que sea válido ni de que el banco lo vaya a aceptar.

Ahí es donde salen a la luz estos errores. Un poder notarial de Florida funciona solo cuando se cumplen tres condiciones. El documento debe estar firmado válidamente. El agente debe estar dispuesto y en capacidad de actuar. Y la redacción debe ser lo bastante clara para que el agente y el banco sepan qué puede hacer el agente.

Los detalles dependen de los hechos de cada familia y de cada documento. Use esta página como una lista de verificación de lo que hay que revisar, no como un veredicto final sobre ningún documento en particular.

Errores de firma y de testigos

Los errores al firmar están entre los errores comunes con el poder notarial que conviene evitar. Un poder notarial de Florida debe estar firmado por el otorgante (principal) y por dos testigos suscriptores. El otorgante también debe reconocer su firma ante un notario público.

Para un documento firmado a partir del 1 de octubre de 2011, Fla. Stat. § 709.2106 indica que la validez depende de seguir esa regla de firma. Un defecto en el paso de la firma pone en duda todo el documento.

Entre los errores comunes se incluyen:

• Líneas de testigos en blanco o sin firmar.
• Una sección notarial incompleta.
• Una versión firmada que no coincide con la que la familia revisó.

Un banco puede confiar de buena fe en un documento que aparenta haberse otorgado de la manera que exige la ley. Fla. Stat. § 709.2119 regula esa confianza. Un documento con vacíos visibles da al banco una razón para rechazarlo.

La solución suele consistir en volver a firmar desde el principio, lo que lleva tiempo. Guarde el original firmado en un lugar conocido. Entregue al agente una copia.

Elegir al agente equivocado o no nombrar a un sucesor

Elija a un agente que sea confiable, capaz de manejar trámites y que no tenga conflictos con los intereses del otorgante. El agente controla el dinero, los bienes y el acceso a los registros, así que esta elección es muy importante.

Según Fla. Stat. § 709.2105, el agente debe ser una persona física de 18 años o más. Una institución financiera con facultades fiduciarias también puede desempeñar el cargo, siempre que cumpla las reglas de la ley sobre lugar de negocios y actividad fiduciaria.

Evite estos errores al elegir al agente:

• Nombrar a alguien que vive lejos, sin un plan para las facturas y los trámites locales.
• Nombrar a alguien que ya está sobrecargado por el trabajo o el cuidado de otras personas.
• Nombrar a alguien cuyos intereses personales entren en conflicto con los del otorgante.

Florida exige que el agente evite conflictos que puedan afectar una actuación imparcial.

Un agente sucesor es un respaldo. Fla. Stat. § 709.2111 permite que el otorgante designe uno o más sucesores. Un sucesor solo puede actuar después de que el agente anterior renuncie, fallezca, quede incapacitado, no reúna los requisitos o rechace el cargo. Fla. Stat. § 709.2111 dice: “Salvo que el poder notarial disponga otra cosa, un agente sucesor: (a) Tiene la misma autoridad que la otorgada al agente original; y.”

Si la autoridad del agente termina y el documento no nombra a nadie más, el poder notarial puede extinguirse. Elija al agente según los deseos reales del otorgante, no solo por conveniencia.

¿Cuáles son las desventajas de ser el poder notarial de alguien?

El cargo conlleva obligaciones legales, trabajo de llevar registros y responsabilidad personal si el agente no las cumple. Florida trata al agente como un fiduciario, es decir, una persona en quien se confía para actuar en nombre de otra. Fla. Stat. § 709.2114 establece esas obligaciones.

El agente debe actuar solo dentro de la autoridad que otorga el documento. El agente debe llevar un registro de todos los ingresos, desembolsos y transacciones realizados en nombre del principal. También debe actuar con lealtad y en beneficio exclusivo del otorgante.

Los registros pueden ser solicitados. A menos que un tribunal u otra parte autorizada lo pida, el agente no tiene que divulgarlos. Si se le solicitan, el agente debe cumplir en un plazo de 60 días, o bien dar una razón por escrito y luego cumplir en otros 60 días.

Un agente que viole la ley puede ser responsable. Fla. Stat. § 709.2117 exige restituir el valor del bien al nivel que tendría sin la infracción, y reembolsar los honorarios y costas de abogados pagados con fondos del otorgante para defender las acciones del agente. Sin embargo, un agente que no ha incumplido un deber no es responsable solo porque un bien haya perdido valor.

La carga diaria es real. El agente puede necesitar tiempo para gestiones bancarias, facturas y registros. Los familiares pueden cuestionar cada pago, por lo que una documentación clara protege al agente.

Los abogados de Trust Counsel pueden actuar individualmente como fiduciario o representante personal en otros contextos. El despacho asesora y representa a fiduciarios, representantes personales y beneficiarios. Esta sección se centra en el papel del agente bajo un poder notarial.

Poderes demasiado amplios, demasiado limitados o poco claros

Un poder notarial debe nombrar la autoridad que el agente necesita, con palabras lo bastante específicas para que un banco pueda actuar conforme a ellas. Los formularios genéricos suelen omitir este detalle.

La National Academy of Elder Law Attorneys señala que los poderes amplios podrían no ser aceptados. Por eso importa la redacción específica. Un documento demasiado limitado puede omitir la autoridad en materia bancaria, inmobiliaria o fiscal que el agente necesitará.

Algunos poderes requieren un cuidado adicional.

La autoridad para hacer donaciones generales también tiene límites. Las preguntas frecuentes del IRS sobre el impuesto federal sobre donaciones describen la exclusión anual federal por donaciones.

La autocontratación es otro riesgo.

Los testigos a distancia también tienen límites. Verifique que los dos testigos suscriptores exigidos por Fla. Stat. § 709.2105 hayan firmado el documento.

La redacción vaga invita a los bancos a cuestionar el alcance. Los límites claros protegen al otorgante y también protegen al agente.

Por qué importan la aceptación y la entrega de copias

Un poder notarial válido aún puede ser rechazado en la práctica. Un banco puede cuestionarlo, pedir su propio formulario o tardar en decidir.

Florida exige que un tercero acepte o rechace un poder notarial en un plazo razonable. Fla. Stat. § 709.2120 establece que un tercero que lo rechace debe indicar la razón por escrito, salvo que aplique una excepción.

La misma ley dispone que un tercero no puede exigir una forma distinta de poder notarial para una autoridad que el documento ya otorga. También establece que un tercero no está obligado a aceptar un documento que considere de buena fe que no es válido.

Las copias suelen funcionar. Según Fla. Stat. § 709.2106, una fotocopia generalmente tiene el mismo efecto que el original, salvo que el documento disponga lo contrario. Aun así, puede exigirse el original cuando el documento se use para afectar la titularidad de bienes inmuebles.

Compartir el documento es donde muchas familias fallan. Un documento guardado en un cajón, desconocido para el agente y para los familiares clave, no puede ayudar cuando alguien lo necesita. Entregue copias al agente y a cualquier institución que pueda necesitar una. Lleve un registro sencillo de cuándo y dónde entregó cada copia.

Confundir un poder notarial con un testamento, un fideicomiso o una directiva de atención médica

Un poder notarial generalmente termina cuando fallece el otorgante. Cada instrumento de planificación tiene funciones distintas, y conviene revisar cuál se ajusta a su situación con un abogado. Fla. Stat. § 709.2109 enumera los hechos que lo extinguen, incluido el fallecimiento del otorgante.

Las decisiones de atención médica constituyen un ámbito aparte. Florida regula las decisiones de atención médica en el Capítulo 765 de los Estatutos de Florida. Según la ley de Florida, si el otorgante ha suscrito una directiva anticipada de atención médica que designa a un sustituto, los términos de la directiva prevalecen en caso de conflicto con el poder notarial, salvo que el poder notarial se otorgue posteriormente y disponga expresamente lo contrario. Asimismo, salvo que el tribunal ordene otra cosa, un procedimiento para determinar la incapacidad no afecta la autoridad del agente para tomar decisiones de atención médica por el otorgante, incluidas las previstas en el capítulo 765.

Los documentos de atención médica pueden entrar en conflicto con un poder notarial. Según el § 709.2109, si el otorgante tiene una directiva anticipada de atención médica que designa a un sustituto para decisiones de atención médica, esa directiva prevalece en caso de conflicto, a menos que un poder notarial posterior disponga lo contrario.

Si alguien inicia un procedimiento para determinar la incapacidad, la autoridad bajo un poder notarial otorgado a un padre, cónyuge, hijo o nieto queda suspendida cuando el solicitante presenta una moción conforme a la s. 744.3203 en la que afirma que el poder notarial debe suspenderse por motivos específicos. Esto aplica en cualquier momento durante ese procedimiento, pero antes de que el tribunal dicte una orden que determine la incapacidad. La suspensión de la autoridad otorgada a otros agentes se rige por la s. 709.2109. Sin embargo, si el agente es padre, cónyuge, hijo o nieto del otorgante, la autoridad bajo el poder notarial no se suspende, salvo que el solicitante presente una moción verificada conforme a la s. 744.3203 en la que afirme que el poder notarial debe suspenderse por uno de los motivos enumerados.

Pregunte si algún bien ya está en un fideicomiso. Tanto los términos propios del fideicomiso como la redacción del poder notarial determinan lo que el agente puede hacer. Confundir estos documentos es una fuente común de confusión.

Preguntas frecuentes sobre cómo evitar errores con el poder notarial

Hable con Trust Counsel sobre su situación

Si en este momento se encarga de las facturas de un padre o una madre, el papeleo puede sentirse como una carga más. No saber si el documento será válido lo hace más difícil. No tiene que responder esa pregunta por su cuenta.

Traiga el documento que tiene, cualquier pregunta del banco y las decisiones que enfrenta sobre el agente, los poderes o el lugar donde se guardan las copias. Leslie V. Marenco, abogado/a responsable de esta página, es el profesional responsable de este contenido. La única oficina del despacho está en Coral Gables. Sus abogados incluyen a Leslie V. Marenco y a Tanya Vega.

La consulta inicial es gratuita, confidencial y sin compromiso de continuar. Llame al (305) 707-7126 o programe una cita en línea.